Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y demás normas concordantes, C.I. COLOMBIAN MINT S.A.S, en adelante (Colombian Mint o la Compañía), identificada con el NIT. 811009244 – 3, con domicilio en la Carrera 48 No 16 – 24, Medellín, Antioquia, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales y sensibles de sus clientes, proveedores, colaboradores, accionistas y en general de todas sus contrapartes de las cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, adoptó la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La normatividad aplicable en Colombia en materia de protección de datos personales, sobre las cuales Colombian Mint está completamente comprometida para efectos del desarrollo de la presente política y el sistema integral de gestión de datos personales:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
• Ley Estatutaria 1266 de 2008
• Ley 1273 de 2009
• Ley Estatutaria 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 886 de 2014
• Decreto 1074 de 2015
Cualquier otra disposición que modifique, reglamente, sustituya o derogue las normas anteriormente mencionadas.
El tratamiento que da Colombian Mint a los datos aplica para toda la información personal que sea registrada en sus bases de datos, actuando como responsable del tratamiento de los datos personales, por consiguiente, velará por la seguridad y calidad en el manejo de la información, y por el cumplimiento normativo, así como el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y demás disposiciones que reglamenten, modifiquen, adicionen, sustituyan, o completen.
Así mismo, el tratamiento que se realice por parte de la compañía se fundará en la autorización otorgada por el titular y se tomaran en cuenta de acuerdo con las finalidades expresamente informadas.
La presente política está dirigida para aquellas personas que por una determinada razón suministren datos personales o sensibles a través de los medios oficiales de Colombian Mint, vínculo que surge como consecuencia del desarrollo de su actividad económica.
Para todos los efectos de la presente política de tratamiento de datos (en adelante PTD), COLOMBIAN MINT se acoge a las definiciones y principios establecidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. El formato para la autorización será elaborado por Colombian Mint y será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013.
Colombian Mint SA reconociendo la expectativa de privacidad de los Titulares y el derecho que tienen a conocer el tratamiento que se les da a los datos personales, expresa que usará los datos personales única y exclusivamente para:
Con clientes, proveedores y contratistas.
a) Propiciar y facilitar el trato con los bienes, productos, servicios y demás relaciones que hubiere o pudiere haber entre el Titular y Colombian Mint
b) Dar a conocer bienes o servicios a través del envío de mensajes de publicitarios y de promoción propios o de un tercero, de modo directo por Colombian Mint o a través de terceros.
c) Estudios de mercado, mejoramiento de los bienes y servicios ofrecidos o adquiridos.
d) Facilitar el desarrollo de las obligaciones adquiridas por o a favor de Colombian Mint, tales como ventas, arriendos, facturaciones, gestiones de cobro, recaudo, verificaciones y consultas, control,comportamiento, medios y hábitos de pago. Hacer seguimiento de los compromisos adquiridos entre el Titular y Colombian Mint.
e) Avisar sobre cualquier situación relevante o cambios que tenga relación con el Objeto Social de Colombian Mint
f) Remitir a entidades privadas y públicas la información en ellas contenidas, de acuerdo con las autorizaciones dadas por el titular del dato.
g) Soportar auditorias, tanto internas como externas.
h) Consignar las informaciones en respectivas bases de datos de clientes y proveedores.
i) Cumplir con las obligaciones propias y derivadas de la calidad de responsable y Encargada del Tratamiento de los datos.
j) Cualquier otro propósito que se requiera con ocasión de las actividades propias de Colombian Mint SA con sus clientes y proveedores.
k) Transferir y/o transmitir datos personales con aliados comerciales y/o de negocio, dentro o fuera del país, con los que se haya suscrito un contrato de transmisión de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
l) Para dar cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias que le sean aplicables a nuestra empresa.
m) Gestionar tramites, peticiones, consulta, reclamos y/o felicitaciones por los clientes, proveedores, y contratistas, además de direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
n) Realizar el análisis técnico, financiero y de seguridad para el control y la prevención del fraude y lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas.
o) Realizar consultas a las centrales de riesgo.
p) Controlar el acceso a las instalaciones de las sedes de la empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
COLOMBIAN MINT tratará los datos personales de sus empleados y contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral o de servicios.
a) Para procesos de selección de personal.
b) Pruebas psicotécnicas, entrevistas, visitas familiares, estudios de seguridad, etc.
c) Contratación de procesos de selección de personal por medio de terceros.
a) Administrar la relación contractual entre Colombian Mint y el empleado.
b) Afiliación a seguridad social, reportes exigidos por la ley, pago de nómina y demás finalidades legales y contractuales.
c) Mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el titular del dato y Colombian Mint.
d) Procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas y gestión contable.
e) Gestión de recursos humanos en temas relacionados con las prestaciones sociales, y en general asuntos relacionados con nómina.
f) Proceso de promoción del personal.
g) Información relacionada con la condición de salud del personal.
h) Emisión de certificaciones relativas a su condición de empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.
i) Reporte ante las autoridades de vigilancia y control.
j) Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral o contractual.
k) Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de mantener la seguridad física de las personas y los objetos materiales.
l) Transmitir y/o transferirlos datos personales con terceros encargados dentro o fuera del país a terceros con los que se haya suscrito un contrato de transmisión de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual y/o gestión de beneficios del contrato laboral.
m) Para dar cumplimiento a las políticas internas aplicadas de cumplimiento normativo y organización, como sistema de seguridad y salud en el trabajo, y las demás que sean aplicables a la empresa.
n) Suministrar la información a terceros con los cuales hayamos suscrito un contrato para dar prestación de las obligaciones o servicios con nosotros contratadas.
o) Gestionar tramites, peticiones, consulta, reclamos y/o felicitaciones.
p) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
a) Historias laborales, seguridad social, obligaciones fiscales y parafiscales.
b) Reporte a entidades estatales. Esta información sólo será utilizada de las formas señaladas anteriormente, asegurando que los mismos no serán objeto de venta o licenciamiento.
a) Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas
b) Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares
c) Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones.
d) Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones.
e) Controlar el acceso y salida de personas en las instalaciones.
f) Realizar actividades de gestión administrativa.
g) Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR)
h) Adelantar investigaciones en caso de presentarse situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad.
COLOMBIAN MINT realiza toma de imágenes fotográficas y/o video grabación, toma de huellas y7o Face ID para:
1) Reconocimiento de los empleados.
2) Acceso a las instalaciones de la empresa.
3) Protección orientada a la seguridad y vigilancia de las personas e instalaciones físicas.
4) Cumplir con el objeto de requisitos legales y contractuales.
Dichas tomas podrán ser recolectadas de: clientes, proveedores, empleados y/o visitantes.
Estas imágenes son recopiladas previa autorización expresa o inequívoca del titular de la información, o del representante legal en caso de que el titular sea menor de edad, con el fin de contar con un control de las actividades realizadas.
Esta información será́almacenada en las bases de datos generada para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá́mientras que las finalidades de su recolección y/o la obligación legal de mantener el almacenamiento de dichos datos se mantenga, o en cuyo caso sus datos se conservarán hasta que muestre su oposición.
COLOMBIAN MINT observará estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Esta información será́almacenada en las bases de datos generada para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá́ mientras que las finalidades de su recolección y/o la obligación legal de mantener el almacenamiento de dichos datos se mantenga, o en cuyo caso sus datos se conservarán hasta que muestre su oposición.
COLOMBIAN MINT en el ejercicio de algunas de sus obligaciones captura y trata datos de menores de edad. Sin embargo, dispone de todas las garantías para que los menores de edad puedan ejercer sus derechos. Dicho tratamiento está destinado a salvaguardar un interés público esencial, el cual se evalúe en atención a los estándares internacionales de derechos humanos, y como mínimo, deberá satisfacer los criterios de legalidad, proporcionalidad y necesidad, salvaguardando los derechos fundamentales de los interesados.
De esta forma, su información es tramitada o suministrada de manera expresa por medio del titular y de su representante legal. Otorgando tratamiento que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Esta información será́almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá́mientras que las finalidades de su recolección y conocimiento se mantengan.
COLOMBIAN MINT almacena los datos personales que recopila para las finalidades mencionadas en esta Política y en las respectivas autorizaciones, en bases de datos físicas y/o digitales, las cuales se encuentran identificadas dentro de un inventario interno generado en cumplimiento del Principio de Responsabilidad Demostrada.
En cumplimiento con lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio, COLOMBIAN MINT realizará el registro de las bases de datos sobre las cuales actúa como Responsable del Tratamiento ante el Registro Nacional de Bases de Datos, así como los reportes mensuales, semestrales y/o anuales que sean requeridos. Las bases de datos, al igual que la información contenida en estas, estarán disponibles de acuerdo con la ejecución de las actividades para la cual fueron recopiladas, y en atención a los parámetros de tratamiento y almacenamiento informado en el aparte anterior y a la ejecución de los derechos de los titulares de la forma que se menciona a continuación.
Los encargados de la información y los diferentes contratistas cuentan con acceso limitado a la información contenida en las bases de datos de COLOMBIAN MINT para el desarrollo del objeto social, sin tener la necesidad de ser compartida ni transmitida.
Solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión.
No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública y/o consultados en la sección de Transparencia y Acceso a la Información de las entidades públicas.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales sobre los cuales COLOMBIAN MINT está realizando el Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a COLOMBIAN MINT salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013;
c) Ser informado por COLOMBIAN MINT o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento COLOMBIAN MINT o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a
la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g) Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de
salud.
La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales sobre los cuales COLOMBIAN MINT está realizando el Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a COLOMBIAN MINT salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013;
c) Ser informado por COLOMBIAN MINT o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento COLOMBIAN MINT o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a
la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g) Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de
salud.
Las peticiones, quejas, reconocimiento y sugerencias que sean formuladas por los titulares de los datos personales bajo la responsabilidad de Colombian Mint para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización serán atendidas por Colombian Mint, en los siguientes canales:
a) Línea telefónica (604) 4018893 Ext 103 o 110.
b) Correo electrónico: pqrs@colombianmint.com
c) Página web: https://colombianmint.com/
COLOMBIAN MINT ha designado un Oficial de Datos Personales para la atención de peticiones, consultas o reclamos relacionadas con tratamiento de datos personales. Así pues, para la radicación y atención de su solicitud le requerimos suministras la siguiente información:
a) Nombres completos y apellidos
b) Número de identificación
c) Datos de contacto (dirección y/o correo electrónico y teléfonos de contacto)
d) Medios para recibir respuesta a su solicitud
e) Motivos, hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
El termino máximo previsto por la Ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término el Responsable del tratamiento informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.
La información y los sistemas de información son activos esenciales e importante para el desarrollo del objeto social de Colombian Mint, razón por la cual, es de vital importancia el adecuado uso de estos elementos. Por lo tanto, se ha dispuesto lo siguiente:
a) Toda persona que tenga acceso a la información interna de propiedad de Colombian Mint, debe mantenerla en estricta confidencialidad e integridad, además, no debe ser compartida ni modificada sin la debida autorización por parte de la Gerencia.
b) El personal que deba acceder a la información, lo hará de manera exclusiva en cumplimiento de sus funciones.
c) Todo colaborador tiene la responsabilidad de reporta incidentes en cuanto a la seguridad física y tecnológica que afecten o alteren la integridad de la información.
d) Colombian Mint dispondrá de los recursos administrativos y financieros para implementar los elementos necesarios para conservar la seguridad en la información.
e) El procedimiento para la seguridad de la información es de aplicación obligatoria para todos los colaboradores de Colombian Mint.
f) Por temas de seguridad, cada colaborador cuenta con un usuario y una clave personal, con miras a conservar la seguridad de los datos a los que tengan acceso en virtud de las funciones desempeñadas en la Compañía, los cuales son de uso personal e intransferible.
g) La Gerencia General, en ayuda de los líderes de las áreas, serán los responsables por la implementación y cumplimiento de los procesos de seguridad en la información de la Compañía.
Todos los colaboradores, contratistas y terceros que tengan acceso a la información y sistemas de información de la Compañía, deben cumplir con los lineamientos y políticas establecidas por Colombian Mint, en consecuencia, cualquier manejo indebido por parte de estas personas, podrá ser sujeto de un proceso disciplinario acorde con el reglamento interno de trabajo, particularmente, para el caso de colaboradores y/o a las sanciones por perjuicios y/o daños según la normativa colombiana vigente por incumplimiento de las cláusulas del contrato suscrito o acuerdos de confidencialidad entre este y la Compañía.
No entregaremos sus datos personales a otras entidades o terceros, salvo que:
a) La transmisión de sus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales;
b) Exista su autorización expresa y brindada para hacerlo;
c) Sea necesaria para permitir a los proveedores, contratistas o colaboradores prestar los servicios encomendados;
d) Sea requerido o permitido por la ley. Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de sus datos personales a terceros encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte suya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015 por lo menos lo siguiente:
i. Los alcances de la obligación del encargado para el tratamiento de datos personales.
ii. Las actividades que el encargado deberá realizar por nuestra cuenta para el tratamiento de los datos personales.
iii. Las obligaciones del encargado con respecto al titular y nosotros.
iv. La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el aviso de privacidad y el manual interno de políticas y nuestros procedimientos.
v. La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable.
vi. La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan
vii. La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contenga datos personales.
viii. La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación.
Aprobada el 18 de diciembre de 2024
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